Belege über

Postsendungen aus den Jahren 1871 - 1902

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Probleme mit einer Beleg-Sammlung

Eine Beleg-Sammlung ist sehr viel schwieriger systematisch zu ordnen als eine Briefmarkensammlung:
- die Sammelobjekte sind um ein vielfaches größer (auf einer Albumseite können daher meistens nur zwei Belege gleichzeitig betrachtet werden)
- es gibt sehr viel mehr interessante Aspekte und damit Ordnungskriterien für eine Anordnung der Belege.

Daraus folgt:
- Die Aufbewahrung nimmt einen viel größeren Platz ein und umfasst schnell mehrere Ordner.
- Eine Durchsicht aller Objekte nach bestimmten Eigenschaften ist mühsam.
- Die Aufteilung der Belege auf einzelne Ordner muss systematisch, einfach und vollständig erfolgen.
- Bei wachsendem Umfang muss eine Aufspaltung in neue Ordner ohne Verletzung der ursprünglichen Anordnung möglich sein.

=> Jede lineare Anordnung vernachlässigt wesentliche Kriterien.

Aus diesem zunächst wenig zufrieden stellenden Befund entsteht die Absicht und Notwendigkeit eine Datenbank anzulegen, die einen direkten Zugriff auf spezielle Belege ermöglicht.
Heute steht der Realisierung einer Datenbank auf dem eigenen PC nichts mehr im Wege. Der Arbeitsaufwand für ein solches Projekt ist jedoch erheblich  und bei fehlenden Kenntnissen auch beschwerlich.
Bei der Realisierung des Projektes haben sich folgende Schritte als sinnvoll erwiesen:
1. Auswahl eines Teilbestandes der Belege – nicht zu klein (50 Stück) - bei dem alle interessierenden Aspekte vorhanden sind,
2. Entscheidung anhand dieses Materials, welche Informationen nach Kriterien geordnet gespeichert werden sollen,
3. Festlegung der Tabellen, Tabellenfelder und ihrer Bezeichnungen und Wertemengen der Tabellenfelder der Datenbank und der Beziehungen zwischen den Tabellen an Hand einer informellen schriftlichen Datenbank Spezifikation,
4. Implementierung dieser Spezifikation mit Hilfe eines auf dem eigenen PC vorhandenen Datenbank-Management-Systems (DBMS) (dabei sollte darauf geachtet werden, dass Spezifikation und Implementierung immer zueinander passen),
5. Herstellung eines Test-Datenbestandes, der den gesamten oben ausgewählten Teilbestand umfasst,
6. Formulierung von Test-Anfragen mit Hilfe des DBMS zur Überprüfung der gewählten Spezifikationen auf Zweckmäßigkeit und Korrektheit,
7. Festlegung und Überprüfung von Integritätsbedingungen für die Datenbank,
8. Herstellung eines vollständigen Datensatzes aller vorhandenen Belege und dessen Überprüfung und
9. Erstellung eines Satzes von Abfragen zur Suche von Belegen mit den gewünschten Eigenschaften.

Es ist natürlich notwendig, dass bei Neuerwerbungen oder Verkäufen die Datenbank immer auf dem aktuellen Stand gehalten wird. Die Bereitschaft für diese ständige Pflege ist eine notwendige Voraussetzung für eine Entscheidung zur Erstellung einer Datenbank, weil sonst der ganze Aufwand zunehmend vergeblich war.

Eine Datenbank im Internet – offen für andere Sammler

Will man anderen Sammlern Einsicht in die eigene Sammlung gestatten, so ist das Internet heute die geeignete Plattform. In der Regel passt jedoch das DBMS auf dem eigenen  PC nicht für die Nutzung im Internet. Es ist daher notwendig die Datenbank auf einen geeigneten Server (für die meisten Internetnutzer ein Server eines externen Providers)  zu transportieren, dort zu pflegen und auf der eigenen Homepage den anderen Sammlern eine Suche  zu ermöglichen. Dabei sollten nur ausgewählte, vollständig kontrollierte Anfragen zugelassen werden, um einen Missbrauch von Vornherein zu unterbinden.
Für eine Darstellung im Internet hat sich das DBMS XAMPP als geeignet herausgestellt. Dieses System verwendet MySQL für den Datenbankzugriff und PHP für die Erstellung der HTML Seiten und wird von den meisten Servern unterstützt. Es simuliert einen Server auf dem eigenen Rechner, so dass man alle Entwicklungsschritte zunächst auf der geschützten Umgebung des eigenen PC austesten kann.

Es sind folgende Schritte notwendig:
1. Abbildung der ursprünglichen Datenbankstruktur mit allen Tabellen, Tabellenfeldern  und entsprechenden Datentypen  mit Hilfe von PHPMyAdmin. Dabei müssen die neuen Datentypen geeignet sein, die Werte in der ursprünglichen Datenbank aufzunehmen. Eine Typgleichheit wird in der Regel nicht erreichbar sein.
2. Ein Export aller Daten tabellenweise aus der ursprünglichen Datenbank und ein Import dieser Daten in die neue Datenbank. Dies ist mit wenigen Eingaben erreichbar.
3. Erstellung einer Seite auf der eigenen Homepage zur Suche nach Belegen für die anderen Sammler. Die Herstellung dieser Seite besteht aus folgenden Teilaufgaben:
- der Erstellung des Fensters, der erläuternden Texte und der Auswahlmenüs in HTML,
- der Überprüfung der Eingabedaten mit geeigneten JavaScript Funktionen vor dem Absenden an den Server,
- der Erstellung der Datenbankabfrage nach den Regeln von MySQL und Aufruf der Datenbank mit einem PHP Programm und
- der Aufbereitung der Ergebnisse der Anfrage und Herstellung eines HTML-Textes zur Ausgabe der Ergebnisse mit PHP  in einem Ergebnis-Fenster. (Die HTML Texte und die JavaScript Funktionen werden dabei vom Browser des Anwenders ausgeführt, die PHP Programme und die Datenbank-Zugriffe jedoch auf dem Server.)
4. Übertragung der Such-Seite und der neuen Datenbank auf den Server, auf dem auch die Homepage gespeichert ist.

Meine Sammlung

Wer sich für genauere Angaben zu meiner Datenbank und Sammlung interessiert, lese es dort nach. Hier noch einige Erläuterungen zum Verständnis der links oben angeführten Suche nach Belegen.

Für den Zugang für andere Sammler habe ich folgende Tabellenfelder ausgewählt:
von den Merkmalen der Postsendungen:

Belegart (Brief, Postkarte, Drucksache, ...)
Besonderheiten (Einschreiben, Eilboten, ...)
Zielgebiet (Ortsbereich, Reichspostgebiet, ...)
Portoprivilegien (AversNr, Portopfl. Dienstsache, ...)
Frankatur (Einfach, Mehrfach, Misch, ...)

von den Merkmalen der Marken:

Markenserie (Pfennige, Pfennig, Krone-Adler, ...)
MichelNr und Farbe

von den Merkmalen der Stempel:

Stempelart (Einkreis, Doppelkreis, Gitter, ...)
Datum

und für die Ganzsachen die

Ganzsachenart (Umschlag, Streifband, Postkarte,....)

Zusätzlich wurden bei den Suchabfragen folgende Ergänzungen vorgenommen:

Zur Suche einer bestimmten Ganzsache: die Angabe der Michelnummer des Ganzsachenkatalogs.
Zur Suche eines bestimmten Klaucke-Stempels: die Angabe dessen Nummer.
Zur Suche aller Belege aus einem Zeitraum: Anfangs- und Enddatum

Mit dieser Auswahl erscheint es mir für jeden Betrachter möglich, die für ihn interessanten Objekte herauszufiltern. Aus diesen Merkmalen kann jeweils ein Wert ausgewählt werden. Das Ergebnis der Anfrage enthält dann alle Belege, auf die alle ausgewählten Merkmalwerte zutreffen.

Das Ergebnis dieser Abfrage ist eine Ausgabe der Bilder und kurzer Beschreibungen dieser Belege. Die Bilder enthalten mindestens ein Abbild der Aufschriftseite des Belegs, oft mit vergrößerter Abbildung der interessanten Details wie Marken, Stempel, Prüferzeichen, Postvermerke oder Druckbesonderheiten. Jedes Bild wird mit der zugehörigen Beschreibung in einer HTML Datei gespeichert. Das Ergebnis der Suche sind diese HTML-Dateien, die nacheinander in einem eigenen Fenster angezeigt werden.